ПЗ «ІВК Звітність»                    

Основною функцією програми є захищена передача звітів в електронній формі (без паперових копій) з використанням електронного цифрового підпису до наступних установ:

•  Державної Податкової Інспекції

•  Пенсійного Фонду України

•  Департаменту Статистики

Програма дає можливість:

•  підписати звіт

•  зашифрувати звіт на сертифікат відповідної установи

•  зберегти зашифрований звіт

•  відправити зашифрований звіт до відповідної установи

•  отримати квитанцію - підтвердження прийому звіту установою або результат перевірки звіту

•  розшифрувати квитанцію

•  зберегти квитанцію для майбутнього перегляду і друку

Копіювання сертифікатів

Перш ніж налаштувати підсистему Електронного Цифрового Підпису, необхідно переконатись, що на комп’ютері міститься папка з необхідними сертифікатами. Їх можна знайти на компакт-диску з програмним забезпеченням, виданому в представництві компанії, або самостійно завантажити з сайту www.ivk.org.ua і сайту Центрального засвідчувального органа www.czo.gov.ua.

Крім того, необхідно додатково скопіювати в папку з сертифікатами особистий сертифікат користувача, отриманий при оформленні послуги ЕЦП. Також в цій папці повинні перебувати й сертифікати установ, до яких користувач буде подавати електронні звіти.

Це можна зробити, запустивши компакт-диск, який ви отримали в центрі сертифікації і натиснувши "Скопіювати сертифікати" або скопіювати сертифікати (файли з розширенням .CER) з папки з кодом підприємства (зазвичай, на диску з ключем директора) до файлового сховища сертифікатів (див. далі)

Таким чином, у папці з сертифікатами повинно перебувати не менше 9 сертифікатів відкритих ключів:

·  сертифікат Центрального засвідчувального органу

·  сертифікат ЦСК ЗАТ "ІВК"

·  сертифікат OCSP-сервера ЦСК ЗАТ "ІВК"

·  сертифікат сервера обробки запитів ЦСК ЗАТ "ІВК"

·  сертифікат TSP-сервера ЦСК ЗАТ "ІВК"

·  сертифікат електронної печатки "ДП ІЦ СПОВ ПФУ"

·  сертифікат електронної печатки "Центру Обробки Електронних Звітів ДПА України"

·  сертифікат "Головного міжрегіонального управління статистики у м. Києві"

·  сертифікат(и) користувачів: бухгалтера (якщо є), директора, електронної печатки (якщо є) або приватного підприємця

Налаштування підсистеми Електронного Цифрового Підпису (ЕЦП)

Після інсталяції програми всі налаштування підсистеми ЕЦП встановленні за замовчуванням. Якщо вам необхідно змінити ці налаштування, оберіть пункт меню "Криптобібліотека" - "Налаштування" (або натисніть клавішу F10).

У вікні "Параметри роботи", що відкрилося, необхідно налаштувати підсистему електронного цифрового підпису.

Для налаштування параметрів сховища сертифікатів у закладці "Файлове сховище" необхідно натиснути на кнопку "Змінити" і вказати папку з сертифікатами, що була створена раніше (С:\My Certificates and CRLs). Далі потрібно виконати команду "Застосувати" для підтвердження налаштувань. Також треба поставити галочки в полях "Автоматично перечитувати при виявлені змін" і "Зберігати сертифікати, що отримані з OCSP- чи LDAP-серверів".

Для установки параметрів LDAP-сервера необхідно перейти в закладку "LDAP-сервер", поставити галочку "Використовувати LDAP-сервер".

При цьому автоматично відкриється вікно вибору сертифіката, у якому необхідно вибрати сертифікат ЦСК ЗАТ "ІВК".

Після вибору сертифіката необхідні значення у вікні "LDAP-сервер" будуть виставлені автоматично. Інші параметри роботи LDAP-сервера встановлені за замовчуванням.

Для встановлення параметрів OCSP-сервера необхідно перейти в закладку "OCSP-сервер", поставити галочку "Використовувати OCSP-сервер". У полі "DNS-ім’я чи ІР - адреси сервера" потрібно прописати "ivk.org.ua", як це показано на малюнку. Далі необхідно встановити опцію "Перевіряти до перевірки у файловому сховищі". Інші параметри роботи OCSP-сервера встановлені за замовчуванням.

Для установки параметрів TSP-сервера необхідно перейти в закладку "TSP-сервер", поставити галочку "Отримувати позначки часу". У поле "DNS-ім’я чи ІР-адреса сервера" потрібно також прописати "ivk.org.ua", як це показано на малюнку. Інші параметри роботи TSP-сервера встановлені за замовчуванням.

Для установки параметрів Proxy-сервера необхідно перейти в закладку "Proxy-сервер". Налаштування Proxy-сервера необхідне тільки в тому випадку, якщо для доступу до мережі Інтернет в організації використовується Proxy-сервер.

Зверніть увагу! Якщо тип підключення до мережі Інтернет невідомий – необхідно звернутися до системного адміністратора організації для установки параметрів Proxy-сервера

Налаштування профілю підприємства

Відразу після інсталяції програми необхідно створити профіль підприємства, натиснувши кнопку "Нове підприємство..." (або клавішу F7).

З'явиться діалог налаштування профілю підприємства.

Вкладка "Загальні"

При редагуванні підприємства обов'язковими полями є "Назва організації / Прізвище приватної особи-підприємця" та "Код ЄДРПО / ДРФО". Код ЄДРПО повинен складатись з 8 або 9 символів, код ДРФО повинен складатись з 10 символів. В разі помилки програма повідомить про це і не дасть зберегти профіль.

При підписанні звітів доступні три режими:

·        підписувати лише ключем приватного підприємця (галочки не встановлені)

·        підписувати ключем директора і печаткою (встановлено галочку "Використовувати печатку підприємства")

·        підписувати ключами бухгалтера, директора і печаткою (встановлено галочки "Використовувати підпис бухгалтера" та "Використовувати печатку підприємства")

Далі необхідно обрати що робити з підписаними звітами: зберегти у файл чи відправити електронною поштою до державної установи.

Опція "Роздільне підписування" дозволяє накладати підписи на один документ на різних комп’ютерах. У звичайному режимі роботи ця опція повинна бути вимкненою.

Зверніть увагу! Опція "Роздільне підписування" доступна тільки якщо використовується печатка підприємства або підпис бухгалтера і печатка підприємства.

Вкладка "Каталоги"

На вкладці "Каталоги" містяться налаштування папок, в яких будуть зберігатись підписані звіти та прийняті квитанції. За замовчуванням для кожної з трьох установ (Пенсійного Фонду, Податкової Інспекції та Комітету Статистики) існує свій каталог, шлях до якого в кінці доповнюється кодом ЄДРПО / ДРФО. Таким чином звіти різних організацій зберігаються в окремих папках.

Для зміни каталогу необхідно або вписати його в поле для редагування або натиснути кнопку з зображенням олівця справа від поля редагування.

Вкладка "Електронна пошта"

Якщо на першій вкладці було обрано опцію "Відправляти звіти електронною поштою", стає доступна вкладка "Електронна пошта". На ній необхідно вказати поштові адреси серверів державних установ і налаштувати емейл-акаунт, необхідний для обміну документами.

Поштові адреси державних установ встановленні за замовчуванням їх не можна відредагувати.

Для роботи з поштовими акаунтами призначена група "Email акаунт". На панелі інструментів розміщені кнопки для створення, редагування поштового акаунту і встановлення його як основного. Основний емейл акаунт використовується для відправки звітів і прийому квитанцій від державних установ. В списку він позначається зеленим кружечком з галочкою і написом "(основний)". Для видалення поштового акаунту використовуйте контекстне меню списку.

При додаванні нового акаунту вам необхідно ввести тільки поштову адресу і пароль.

Якщо поштовий сервер, яким ви користуєтесь, є в базі програми, детальне налаштування вам не знадобиться. Достатньо перевірити правильність облікового запису натиснувши "Перевірити".

 Якщо відбулась помилка при перевірці або поштовий сервер невідомий програмі, необхідно буде ввести налаштування POP3 та SMTP серверів.

При труднощах зверніться до системного адміністратору або скористайтесь допомогою сайту провайдера поштового сервісу.

Рекомендовані провайдери

Використовуйте провайдерів з наведеної таблиці:

Робота з декількома підприємствами

Для додавання нового профілю підприємства до вже існуючого слід скористатись контекстним меню кнопки профілю (або клавішею F7).

Меню дає можливість створити новий профіль, відредагувати існуючий або видалити поточний профіль. Для редагування профілю підприємства також достатньо натиснути на кнопку з назвою підприємства.

Звіти та квитанції

Для подачі звіту в електронному вигляді до державної установи його необхідно попередньо сформувати й зберегти у файл. Для цього для звітів до Пенсійного Фонду можна використати ПЗ АРМ «Звіт страхувальника», що розповсюджується безкоштовно ПФУ, а для звітів до Податкової Інспекції - ПЗ "Податкова звітність". З питань отримання інсталяційних дисків з ПЗ АРМ «Звіт страхувальника» та ПЗ "Податкова звітність", а також з питань, пов'язаних з роботою в даному ПЗ, ви можете проконсультуватися у вашому районному управлінні ПФУ або ДПА.

Для початку передачі звіту в електронному вигляді необхідно в робочому вікні програми натиснути кнопку «Відправити звіти» (або клавішу F5).

Підтвердженням успішної доставки звіту є перша квитанція, що автоматично формується при одержанні звіту. Квитанція надсилається в електронному вигляді електронною поштою на зворотну адресу відправника. Електронна квитанція підписується цифровою печаткою та шифрується на сертифікат цифрової печатки одержувача. Для одержання квитанції необхідно в робочому вікні програми натиснути кнопку «Прийняти квитанції» (або клавішу F4).

Імпорт звітів

В вікні "Підписання та відправка звітів", потрібно вказати файл зі звітомУ у форматі pfz (для ПФУ) або xml (для ДПІ та УкрСтат). Для цього необхідно натиснути кнопку "Додати", знайти та вибрати потрібний файл. Файл зі звітом можна також просто перетягнути в робоче вікно програми.

Одразу після додавання звіт має статус «не підписаний».

Якщо ви не бажаєте підписувати щойно додані звіти, їх можна видалити, натиснувши кнопку "Видалити файл" на панелі інструментів або скориставшись контекстним меню списку.

При додаванні також аналізується код ЄДРПО в імені файлу. Якщо він не відповідає коду організації в профілі, вам необхідно підтвердити додавання файлу.

Зверніть увагу! При додаванні звітів проходить перевірка назви файлу на відповідність стандарту, тому не змінюйте назву файлу після формування, інакше їх неможливо буде підписати.

Накладання електронних цифрових підписів

Для того, щоб підписати звіт, у вікні "Підписання та відправка звітів" необхідно натиснути кнопку "Підписати...". Програма послідовно відкриє вікна для зчитування особистих ключів і накладання ЕЦП бухгалтера, керівника й електронної печатки підприємства.

У вікні "Зчитування особистого ключа…" необхідно послідовно вибрати тип носія, на якому записаний особистий ключ, вибрати назву диска й ввести пароль особистого ключа. Для накладення ЕЦП і продовження роботи необхідно натиснути кнопку "Зчитати".

Вас буде проінформовано якщо ЄДРПО код ключа не співпадає з кодом в профілі підприємства і запропоновано підтвердити використання ключа.

Якщо ви помилково обрали не той ключ, натисніть "Ні". Якщо ключ обрано правильно, можливо ви помилились при заповненні профілю підприємства.

При підписанні звітів важливий порядок накладення підписів. При використанні трьох ключів вони повинні накладатись в послідовності "Підпис, Підпис, Електронна печатка". При використанні двох ключів - в послідовності "Підпис, Електронна печатка". Вас буде проінформовано про помилковий тип ключа відповідними повідомленнями. В разі спроби використання ключа цифрової печатки замість цифрового підпису або використання ключа цифрового підпису замість цифрової печатки з’явиться відповідне попередження в вікні "Повідомлення оператору”.

Після правильного накладення послідовності підписів статус звітів зміниться на "Підписаний" і стане доступною кнопка "Відправити". (Якщо в профілі обрано опцію "Після захисту звіти зберегти у файл", кнопка буде мати назву "Зберегти"). При відправці формуються повідомлення зі звітами і надсилаються на поштові адреси відповідних установ.

Після відправки звітів підписаний та зашифрований файл будуть збережені в папці, вказаній в профілі на вкладці "Каталоги". Якщо відправка пройшла успішно, вікно "Підписання та відправка захищених звітів" автоматично закриється.

Прийом квитанцій

Для прийому квитанцій необхідно натиснути кнопку "Прийняти квитанції". У випадку, якщо квитанція була отримана звичайною поштовою програмою, то необхідно зберегти вкладений файл квитанції й завантажити його вручну, за допомогою кнопки "Додати файл..." або просто перетягнувши квитанцію у вікно програми.

Зверніть увагу! При отриманні квитанції програма перевіряє ЄДРПО код в імені файлу. Це дає змогу використовувати одну поштову скриньку для звітності декількох підприємств з різними ЄДРПО кодами. Тому, якщо ви проігнорували повідомлення про невідповідність коду ЄДРПО при відправці звіту, ви не отримаєте квитанції для цього звіту автоматично. Вам потрібно буде завантажити їх через поштову програму та додати для розшифровки вручну.

Після завантаження квитанції її статус буде "Не відкритий".

Розшифровка квитанцій

Для розшифровки квитанції та перевірки цифрового підпису необхідно натиснути кнопку "Відкрити". Далі програма відкриє вікно для зчитування ключа електронної печатки підприємства або особистого підпису приватного підприємця. Користувачеві необхідно вказати тип носія та ввести пароль ключа.

Після розшифровки й перевірки квитанції її статус буде "Відкритий".

Для перегляду прийнятої квитанції необхідно двічі клацнути лівою кнопкою миші по квитанції, що цікавить.

Прийняту квитанцію програма автоматично збереже на диску в папці, зазначеній в налаштуванні профілю (вкладка "Каталоги"). При цьому в ту ж папку автоматично буде переміщена й розшифрована квитанція в текстовому форматі (файл із розширенням .rpl або .txt)